Viitehintajärjestelmässä myyntiluvan haltijoiden tulee tehdä hintailmoitukset neljä kertaa vuodessa viimeistään 21 päivää ennen kunkin viitehintakauden alkua ( aikataulu). Hintailmoitus tehdään Kansaneläkelaitokselle (Kela). Kela välittää hintailmoitukset lääkkeiden hintalautakunnalle ja lääkkeiden hintatietoja ylläpitäville toimijoille. Viitehintajärjestelmän hintailmoitusmenettelyyn ja lääkevaihtoon kuuluvien valmisteiden hinnat ilmoitetaan yhdellä hintailmoituksella. Lääkkeiden hintalautakunta julkaisee luettelon hintailmoitusmenettelyyn kuuluvista korvattavista lääkevalmisteista viimeistään 30 päivää ennen viitehintakauden alkua, jolloin Kelan sähköinen hintailmoituspalvelu avautuu.
Hintailmoitusmenettelyyn kuuluvien lääkevalmisteiden hintailmoitus tehdään
- verkkolomakkeella Kelan sähköisessä asiointipalvelussa,
- tiedostona (yrityksen tulee ottaa yhteys Kelaan asian sopimista varten) tai
- poikkeustilanteissa paperilomakkeella.
Hintailmoituksessa yritys ilmoittaa valmisteidensa viitehintakauden alussa voimassa olevat tukkuhinnat sekä tiedon siitä, ovatko kyseiset valmisteet yleisesti saatavilla tulevan viitehintakauden ajan. Hintailmoituspalvelussa on myös mahdollista ilmoittaa viitehintajärjestelmän hintailmoitusmenettelyyn kuuluvan valmisteen siirrosta pois korvausjärjestelmästä. Viitehintajärjestelmään kuuluvien valmisteiden hintailmoituksista maksetaan lääkkeiden hintalautakunnan maksullisista suoritteista annetussa sosiaali- ja terveysministeriön asetuksessa säädetty käsittelymaksu.
Kelan sähköiseen palveluun tunnistaudutaan Katso-tunnuksin. Katso-tunnukset voi tilata verohallinnolta.
